Arxivar elements a Outlook manualment o automàticament

L’arxivament d’elements a Outlook és una funció essencial per a mantenir la bústia de correu organitzada i garantir que el client de correu funcioni de manera eficient. Amb el temps, els correus electrònics, contactes i altres elements poden acumular-se, cosa que fa més difícil trobar informació important i alenteix el rendiment d’Outlook. Aquest article explora les diferents maneres d’arxivar elements a Outlook, tant manualment com automàticament, i proporciona consells per optimitzar aquest procés.

Aquests procediments es poden aplicar a Outlook per a Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook 2013.

Beneficis de l’arxivament d’elements a Outlook

Arxivar elements a Outlook ofereix diversos avantatges:

• Millora del rendiment: Una bústia de correu més lleugera permet que Outlook funcioni de manera més ràpida i eficient.
• Organització: Facilita la gestió i localització de correus electrònics antics sense saturar la bústia de correu principal.
• Seguretat: Redueix el risc de perdre informació important, mantenint els correus electrònics antics en una ubicació segura.
• Compliment: Assegura el compliment de les polítiques d’emmagatzematge de correus electrònics establertes per la teva organització.

Arxivament manual a Outlook

Passos per arxivar manualment

Arxivar manualment en Outlook és un procés senzill que pots seguir amb aquests passos:

1. Obre Outlook i selecciona la carpeta que vols arxivar.
2. Fes clic a Arxiu al menú superior.
3. Selecciona Eines de neteja i després Arxivar.
4. Escull Arxivar aquesta carpeta i totes les subcarpetes i selecciona la carpeta desitjada.
5. Defineix la data de tall per als elements a arxivar.
6. Indica la ubicació de l’arxiu .pst on es desaran els elements arxivats.
7. Fes clic a D’acord per a iniciar el procés d’arxivament.

 

 

Consells per a l’arxivament manual

Per a optimitzar l’arxivament manual, considera els consells següents:

• Arxiva regularment per a evitar acumulacions de correus electrònics.
• Classifica els correus electrònics abans d’arxivar-los per a facilitar-ne la localització posterior.
• Utilitza noms de fitxer descriptius per als arxius .pst.
• Fes còpies de seguretat dels arxius .pst per a evitar la pèrdua de dades.

Arxivament automàtic a Outlook

Configuració de l’arxivament automàtic

Outlook ofereix una funció d’arxivament automàtic que facilita la gestió dels correus electrònics. Aquests són els passos per a configurar-lo:

1. Obre Outlook i ves a Fitxer > Opcions.
2. Selecciona Avançat i fes clic a Configuració de l’autoarxiu.
3. Marca l’opció Executar autoarxiu cada X dies i especifica la freqüència.
4. Configura les opcions d’arxivament automàtic segons les teves preferències, com ara eliminar elements antics o moure’ls a una ubicació específica.
5. Fes clic a D’acord per guardar la configuració.

Personalització de l’arxivament automàtic

La configuració de l’arxivament automàtic pot personalitzar-se per adaptar-se millor a les teves necessitats:

• Estableix diferents períodes de retenció per a diferents carpetes.
• Exclou carpetes específiques de l’arxivament automàtic.
• Configura notificacions per ser avisat abans que s’executi l’arxivament.
• Utilitza regles de correu electrònic per a classificar els correus abans de l’arxivament.

Millors pràctiques per a arxivar elements a Outlook

Organització de carpetes d’arxiu

Mantenir una estructura clara i organitzada de carpetes d’arxiu és crucial per a facilitar la localització de correus electrònics antics:

• Utilitza una jerarquia de carpetes lògica basada en projectes, clients o dates.
• Cea carpetes només quan sigui necessari per a evitar una estructura excessivament complexa.
• Revisa i actualitza regularment les carpetes d’arxiu per a mantenir-les organitzades.

Manteniment i revisions regulars

Per a assegurar que el teu sistema d’arxivament es mantingui eficient, fes manteniments i revisions regulars:

• Programa revisions periòdiques per a eliminar elements innecessaris o obsolets.
• Verifica la integritat dels arxius .pst i fes còpies de seguretat regulars.
• Assegura’t que la configuració d’arxivament automàtic segueix les teves necessitats actuals.

 

Enllaços d’interès

• Archivar elementos manualmente
• Archivar elementos antiguos automáticamente
• ¿Qué significa la configuración de Autoarchivar?